Geschäftsreisen nach Tschechien: alle Infos

Märchenhafte Altstädte, imposante Burgen und Schlösser, üppige Wälder und eine weltweit gefeierte Bierkultur: Das Nachbarland Tschechien zieht pro Jahr knapp 22 Millionen Touristen in seinen Bann. Tschechien eignet sich jedoch auch hervorragend für Geschäftsreisen. Denn das Land mit der optimalen Infrastruktur bietet zahlreiche Möglichkeiten, Geschäftspartner und Kunden in edler Umgebung zu treffen und von neuen Projekten oder Produkten zu überzeugen.

Doch was ist bei einer Dienstreise nach Tschechien zu beachten und welche wichtigen Aufgaben sind nach dem Business-Trip zu erledigen?

Geschäftskultur & Etikette

Pünktlichkeit und formal korrekte Begrüßung (Handschlag nach Aufforderung, Titelanrede) sind essenziell. Gespräche verlaufen eher indirekt – Kritik sollte höflich und konstruktiv formuliert werden. Der Einsatz von Humor und indirekte Kommunikation wird geschätzt. Englisch ist die erste Wahl als Geschäftssprache in Tschechien, vor allem für jüngere Gesprächspartner. Deutschkenntnisse sind bei Älteren oder in manchen Firmen vorhanden, aber darauf verlassen sollte man sich nicht. Tschechen legen großen Wert auf persönliche Beziehungen. Smalltalk über Freizeit, Kultur oder Sport ist üblich und wird geschätzt. Eine private Einladung, z.B. zum Essen oder ins eigene Zuhause, gelten als großes Vertrauen – nehmen Sie sie an, wenn möglich. Beim privaten Besuch gilt: Schuhe ausziehen (Hausschuhe werden meist angeboten).

Eine besondere Rolle spielen gemeinsame Essen. In Tschechien finden Geschäftsessen häufig mittags statt – der Gastgeber wählt meist das Restaurant, kümmert sich um die Reservierung und übernimmt am Ende auch die Rechnung. Am Tisch beweisen Sie lokale Etikette, indem Sie vor dem ersten Bissen „Dobrou chuť“ (Guten Appetit) wünschen und beim Anstoßen „Na zdraví!“ (Zum Wohl) sagen.

Hotels für Geschäftsreisende

Geschäftsetablierte Hotels bieten WLAN, Arbeitsbereiche, flexible Check-in/out-Zeiten, Business-Lounges, Open-Spaces und Konferenzräume. Für Kurzreisen empfiehlt sich eine zentrale Lage, längeren Aufenthalten dienen Serviced Apartments mit Küchenausstattung und Reinigungsservice.

Außerdem ist darauf zu achten, dass das Hotelzimmer ausreichend Steckdosen aufweist. Diese sollten gut zugänglich sein, um die technischen Geräte aufladen zu können. Denn bei einem Geschäftstermin gilt: Der Akku des Laptops sollte stets aufgeladen sein, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Gleiches gilt für das Smartphone und das Tablet.

Ein geeignetes Business-Hotel befindet sich zudem in unmittelbarer Nähe zum Flughafen oder Bahnhof. So wird sichergestellt, dass die Anreise komfortabel ausfällt und der Geschäftsreisende keine Zeit verliert. Die Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel sollte vorhanden sein, sodass Geschäftsreisende ihre Business-Partner einfach und schnell erreichen.

Geschäftsreise in Tschechien: Dokumente, Meldepflicht, Impfungen

Um in Prag oder einer anderen tschechischen Stadt einzureisen, benötigen deutsche Staatsbürger lediglich ihren Personalausweis. Alternativ kann der vorläufige Personalausweis oder Reisepass vorgezeigt werden. Eine Meldepflicht besteht erst bei einem Aufenthalt, der länger als 30 Tage andauert.

Bei der Einreise in die Tschechische Republik ist keine Impfung nachzuweisen. Allerdings ist es dennoch zu empfehlen, die Grundimpfungen auffrischen zu lassen. Dazu zählen Impfungen gegen Tetanus, Diphtherie, Masern und Pertussis. Ältere Personen ab einem Alter von 60 Jahren sollten sich außerdem gegen Pneumokokken und Grippe impfen lassen.

Ein Tipp: In Tschechien raten Experten ferner dazu, eine Schutzimpfung gegen Hepatitis A und FSME (Frühsommer-Meningoenzephalitis) durchführen zu lassen.

Für jede Geschäftsreise nach Tschechien – egal ob kurz oder langfristig – ist eine A1-Bescheinigung unerlässlich. Sie belegt, dass der Reisende weiterhin in Deutschland sozialversichert ist und schützt vor doppelter Beitragszahlung oder Strafen im Zielland. Die Beantragung erfolgt elektronisch, idealerweise über das SV-Meldeportal oder die Entgeltabrechnungssoftware des Arbeitgebers. Ein Ausdruck des Antrags kann hilfreich sein, falls die Bescheinigung bei Antritt der Reise noch nicht vorliegt.

Im Falle einer Krankheit können sich Dienstreisende kostenlos in einem örtlichen Krankenhaus oder einer Arztpraxis in Tschechien behandeln lassen. Der Grund: Zwischen Deutschland und der Tschechischen Republik besteht ein Sozialversicherungsabkommen. Die Voraussetzung bildet die Vorlage der Health Insurance Card (EHIC).

Trotzdem ist es zu empfehlen, eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen. Denn Leistungen wie ein Krankenrücktransport sind nicht kostenlos möglich.

Kulturelle Sensibilität wahren

Vermeiden Sie Diskussionen über den Zweiten Weltkrieg oder die kommunistische Vergangenheit. Tschechien versteht sich als Teil Mitteleuropas – die Verwendung des Begriffs „Osteuropa“ oder pauschale Zuschreibungen sind unangebracht. Authentisches Interesse an tschechischer Kultur und Geschichte fördert gute Beziehungen.

Am Ende der Reise: die Buchführung der Geschäftsreise

Angestellte und Selbstständige, die eine Geschäftsreise realisieren, verzeichnen Ausgaben. Diese umfassen zum Beispiel Kosten für den Transport, das Hotel und die Verpflegung. Zusätzlich fallen Reisenebenkosten an. Dazu zählen unter anderem Kosten für das Smartphone. Auf den Gewinn wirken sich diese Kosten negativ aus. Deswegen dürfen diese als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden.

Belege müssen den formellen Anforderungen beider Länder entsprechen und in EUR verbucht werden. Für Belege in CZK ist der amtliche Umrechnungskurs der EZB oder der Deutschen Bundesbank zum Zahlungsdatum anzuwenden. Beim Vorsteuervergütungsantrag sind gescannte Originalrechnungen einzureichen. Kleinbetragsrechnungen bis 10.000 CZK (ca. 400 Euro) benötigen vereinfachte, aber korrekte Angaben. Eine saubere Belegführung und fristgerechte Erstattung sichern die steuerliche Abzugsfähigkeit und vermeiden Konflikte mit den Finanzbehörden.

---